Function and Operators

Function and Operator

Introduction - सामान्यतः Built-in-Formulas को function कहते है। Function, formula का संक्षिप्त रूप होता है। उदा०- अगर हमें Cell A1 से A5 तक के मूल्यों का योग करना है तो फॉर्मूला होगा- A1+A2+A3+A4+A5। परंतु Function का प्रयोग करके उसका संक्षिप्त रूप इस तरह बना सकते है- Sum(A1:A5)।

Excel मे मुख्यतः निम्नलिखित Function होते है-

1. Mathematical Function
2. Statistical Function
3. Date and Time Function
4. Text Function
5. Logical Function
6. Financial Function

किसी सेल मे Function एंटर करना

Excel मे function को दो तरह से प्रयोग मे लाया जाता है-

1. Cell मे सीधे-सीधे Function टाइप करे। परंतु इसके लिए आपको Function और उनके logic याद होने चाहिए।
2. Menu की सहायता से इच्छित function का selection करें।

Function को edit करना

Function को आवश्यकता पड़ने पर edit किया जा सकता है। Function को edit करने के लिए निम्न steps का अनुसरण करे-

1. उस cell को select करे जिसके function को edit करना है।
2. 'F2' key दबाये अथवा उस cell पर Double click करें।
3. वांछित संशोधन करें। नए function का चयन करने के लिए Formulas मेनू पर उपस्थित Insert function पर क्लिक करें।

Mathematical Functions

1. Sum() - यह एक गणितीय फंकशन है। जो दिये गए range के मूल्यों का योग निकालता है। 

Function - Sum(Range)

Example - =Sum(A1:A5) - यह  cell A1 से A5 तक के अंको का योग करता है।

2. ABS() - यह एक गणितीय function है, जो दी गयी संख्या का पूर्णांक (Integar) या निरपेक्ष मान (Absolute Value) प्रदर्शित करता है।

Function - ABS(Cell)

Example - =ABS(A7) - इससे सेल A7 मे उपस्थित संख्या का निरपेक्ष मान (Absolute Value) प्रदर्शित करता है। जैसे Cell A7 मे "-5" है तो Function "5" प्रदर्शित करता है।

3. Average() - Cell के range के संख्यात्मक मूल्यों (Numeric values) की गणना करके उनका औसत (Average) प्रदर्शित करता है।

Function - Average(Number1,Number2,Number3...........)

Example - =Average(A1:A6) - इस function से select किए गए range के अंको का औसत निकाला जाता है।

4. Ceiling() - संख्या को शून्य से दूर उसके निकटतम गुणज मे पूर्ण करने के लिए Ceiling formula का प्रयोग किया जाता है।

Function - Ceiling(Number, Significance)

जहाँ 

Number वह value है जिसे आप round करना चाहते है।

Significance वह गुणज है जहाँ तक आप number को round करना चाहते है। यदि आप दोनों मे से किसी भी संख्या मे Non-Numeric Argument का प्रयोग करते है तो function "#Value!" (Error) प्रदर्शित करता है। इस अवस्था मे दो भिन्न चिन्हों का प्रयोग नहीं किया जा सकता।

Example - 

=Ceiling(169,7) = 175

=Ceiling(156,9) = 162

=Ceiling(177,8) = 184 प्रदर्शित होगा।

5. Even() - संख्या को निकटतम Even integar मे पूर्ण करके वापस करता है। इस function का उपयोग ऐसे अंकों को प्रोसैस करने के लिए कर सकते है, जो दो-दो के रूप मे आते है। उदा० - सम संख्या।

Function - Even(Number)

Example - =Even(15) = 16

इसी प्रकार विषम संख्या के लिए Odd Function का प्रयोग किया जाता है।

Function- Odd(Number)

Example -=Odd(18) = 19

6. Fact() - किसी संख्या का factorial (गुणनखंड)प्रदर्शित करने के लिए इस function का प्रयोग किया जाता है। किसी संख्या का factorial 1x2x3x4x5 ........संख्या के समान होता है। 

Function - Fact(Number)

जहाँ Number वह Non-Negative संख्या है जिसका Factorial(गुणनखंड) आप चाहते है। यदि संख्या Negative (ऋणात्मक) है तो यह function "#Num!" (Error) प्रदर्शित करता है।

Example - 

Fact(1) = 1

Fact(2) = 2

Fact(3) = 6

Fact(-4) = #Num!

Fact(5) = 120

7. INT() - किसी संख्या को अपने से छोटी निकटतम पूर्णांक (Integar) के समान करता है।

Function - Int(Number)

जहाँ Number वह real number है जिओसे अपने से छोटे पूर्णांक के समान करना चाहते है।

Example - 

=Int(4.5) = 4

=Int(8.9) = 8

8. Mod() - संख्या को किसी भाजक से विभाजित करने के बाद जो शेष बचता है उसे प्रदर्शित करता है। परिणाम का चिन्ह वही होता है, जो भाजक का होता है। यदि भाजक "0" है तो mod Function एक Error "Div/0! प्रदर्शित करता है।

Function - Mod(Number, Divisor)

जहाँ 

Number वह संख्या है, जिसके लिए शेषफल का पता लगाना है।

Divisor वह संख्या है, जिससे दी गयी संख्या को विभाजित करना है।

9. Power() - किसी संख्या का power परिणाम प्रदर्शित करता है।

Function- Power(Number, Power)

जहाँ

Number वह आधार संख्या है, यह कोई भी Real Number हो सकता है।

Power वह घातांक है जिसके अनुसार Base number को बढ़ाया गया है।

Example - 

=Power(25,2) = 625

=Power(13,2) = 169

=Power(15,2) = 225

10. Sumif() - दिये गए मापदंडों के अनुसार निर्दिष्ट Cells को जोड़ता है।

Function - Sumif(Range,Criteria,Sum_Range)

जहाँ

Range सेलों की वह श्रेणी (Range) है, जिन्हें आप जोड़ना चाहते है।

Criteria वह मापदंड है, जो Number या text के रूप मे हो सकता है तथा जोड़ने वाले सेलों को परिभाषित करता है।

Sum_Range वास्तविक cell है जिसका योग निकालना है।

Statistical Function

1. Max() - Range मे उपस्थित वैल्यूस मे से अधिकतम वैल्यू को प्रदर्शित करने के लिए इस function का प्रयोग किया जाता है।

Function- Max(Range)

Example :- =Max(12,19,71,68,36) = 71, क्योंकि यह range की अधिकतम वैल्यू है।

2. Min() - Range मे उपस्थित वैल्यूस मे से न्यूनतम वैल्यू को प्रदर्शित करता है।

Function - Min(Range)

Example :- =Min(12,8,9,61,4) = 4 क्योंकि यह range की न्यूनतम वैल्यू है।

3. Count() - यह function range मे कितने cells मे Numerical data है यह बताता है। 

Function :- Count(Value1,Value2,Value3,Value4............)

4. Sqrt() - यह किसी Positive Number का square root प्रदर्शित करता है, यदि संख्या Negative है, तो यह "#Num!" (Error) प्रदर्शित करता है।

Function :- SQRT(Number)

जहाँ 

Number का अर्थ सेल मे enter किए गए वैल्यू से है जिसका square root निकालना चाहते है

Example:- 

=SQRT(25) = 5

=SQRT(81) = 9

5. Countif() - यह range के अंतर्गत उन मानों को गणना करता है जो दिये गए मापदण्डों (Criteria) के अनुसार हो।

Function - Countif(Range,Criteria)

जहाँ 

Range - Cells की वह range है जिसमे आप cells की गणना करना चाहते है।

Criteria - किसी संख्या या टेक्स्ट के रूप मे वह मानदंड जो यह परिभाषित करता है की किन cells की गणना की जाएगी।

Date तथा time function का प्रयोग करना

1. Day() - दिनांक का दिन प्रदर्शित होता है, जो क्रमांक के रूप मे होता है, दिन 1 से 31 के बीच का कोई भी integar (पूर्णांक) होता है।

Function :- Day(Date)

जहां 

date वह तिथि है, जिसका आप day निकालना चाहते है । तिथि जो Text string के रूप मे Quotation mark के अंदर प्रविष्ट किया जा सकता है ।

Example ;- 

1. =Day("01-apr")    = 01 प्रदर्शित करता है।
2. =Day("22-Jul-2019") = 22 प्रदर्शित करता है।

2. Date() - यह function एक क्रमांक प्रदर्शित करता है, जो एक विशेष को व्यक्त करता है।

Function :- Date(Year,Month,Day)

जहाँ 

Year - यह 1 से 4 अंकों मे हो सकता है।

Month - यह संख्या वर्ष के महीने को व्यक्त करती है, यदि इनपुट किया जाने वाला महीना 12 से बड़ा होता है, तो 12 से अधिक जो भी संख्या होगी वह उसी अनुसार अगले वर्ष मे जोड़ा जाता है। उदा - date(1996,14,2) वह क्रमांक प्रदर्शित करता है जो Feb2,1997 को व्यक्त करता है।

Day - यह संख्या महीने के दिन को व्यक्त करता है। यदि दिन उस विशेष महीने के दिनों से बड़ा हो तो उतने दिन अगले महीने के दिनों मे जोड़ दिया जाता है। 

Ex :- =date(1996,1,35) = Feb4,1996 प्रदर्शित करता है।

3. Now() - वर्तमान system date को प्रदर्शित करता है।

Function - =Now()

Ex:- Now() इस function को run करने पर Current time को प्रदर्शित करता है।

4. Today() - वर्तमान System date को प्रदर्शित करता है।

Function :- Today()

Ex:- Today() इस formula को run करने पर current date प्रदर्शित करता है।

5. Left() - यह function बायीं ओर से दी गयी संख्या के आधार पर अक्षरों को लौटाता है।

Function:- Left(Text,Num_Chars)

जहाँ

Text वह शब्द है, जिसके अक्षरों को extract करना है।

Num_Chars वह संख्या है, जो आप बायीं ओर से उस शब्द से लेना चाहते है।

Ex:- =Left(F1,3)- यदि F1 मे "Tajmahal" लिखा हुआ हो तो यह function "Taj" को प्रदर्शित करता है।

6. Right() - यह function दायीं ओर से दी गयी संख्या के आधार पर अक्षरो को प्रदर्शित करता है। 

Function :- =Right(Text,Num_Chars)

7. Len() - सेल मे उपस्थित शब्द के अक्षरों की कुल संख्या प्रदर्शित करता है। 

Function :- Len(Text)

Ex:- =len("ITCEC") =5, क्योंकि Quotation mark मे 5 अक्षर है।

8. Dollar() - Currency format का प्रयोग करके Number को text मे परिवर्तित करते है, तथा decimal को निर्दिष्ट स्थान तक Round करता है।

Function :- Dollar(Number,Decimal)

जहाँ 

Number वह संख्या है, या उस cell का reference है, जिसमें कोई संख्या है या कोई formula है, जिसके मन के रूप मे एक संख्या प्राप्त होती है।

Decimal - Decimal point के दायीं ओर की अंको की संख्या है। यदि डेसिमल नेगेटिव है, तो संख्या decimal point के बायीं ओर से round की जाएगी। परंतु डेसिमल को हटाने के लिए आपको डेसिमल के स्थान पर "0" लिखना चाहिए।

Ex:- 

=Dollar(589,-2) = $600 प्रदर्शित करता है।

=Dollar(589,2) = $589.00 प्रदर्शित करता है। 

9. Char() - किसी संख्या द्वारा निर्दिष्ट कैरेक्टर को प्रदर्शित करता है। CHAR का प्रयोग उन code page numbers का translation कैरेक्टर मे करने हेतु करे। जिन्हें आप अन्य प्रकार के कम्प्युटरों पर उपस्थित फ़ाइलों से प्राप्त कर सकते है।

Function:- =Char(Number)

जहाँ

Number 1 से 255 के बीच की वह संख्या है, जो आपके इच्छित कैरेक्टर का उललेक करता है, यह कैरेक्टर आपके कम्प्युटर द्वारा प्रयुक्त Character set मे से कोई कैरक्टर होगा।

Ex :- 

=Char(80) - इससे 'P' प्रदर्शित होता है, यह परिणाम alt+80 के समान होता है। 

=Char(66) - इससे 'B' प्रदर्शित होता है, यह परिणाम alt+66 के समान होता है।

10. Concatenate() - यह कई text string को एक text string मे जोड़ता है। यह function एवं ऑपरेटर के समरूप है, जिसका प्रयोग भी text string को जोड़ने मे किया जा सकता है।

function :- =Concatenate(Text1,Text2,Text3..........)

जहाँ 

Text1, Text2, Text3.......1 से 30 तक के टेक्स्ट आइटम है जिन्हें एक ही text tem मे जोड़ा जा सकता है। Text item मे जोड़ा जा सकता है। Text item मे text string, Numbers या single सेल रिफ्रेन्स हो सकते है। 

11. Trim() - शब्द के बीच के एक space के अतिरिक्त, text के सभी रिक्त स्थानो (Spaces) को हटाता है। उस text पर 'Trim' का प्रयोग करे। जिसे आपने अन्य Application से प्राप्त किया है, तथा जिनमें अनियमित स्पेस हो सकते है।

function :- =Trim(Text)

जहाँ 

Text वह text है, जिनमे से आप spaces को हटाना चाहते है।

Logical Functions

1. If()- दो प्रकार के value प्रदर्शित करता है, एक जब आपके द्वारा दी गई शर्त (Condition) सत्य होती है अथवा दूसरा जब आपके द्वारा दी गयी condition असत्य होती है।

If() का प्रयोग Values तथा formulas मे condition पर आधारित जांच करने के लिए किया जाता है।

Function :- If(Logical_Test,[Value_if_True],[Value_if_False])

जहाँ 

Logical_Test - कोई भी Value या Expression जो सत्य या असत्य हो सकती है।

Value_if_True - वह Value होती है,जो Logical_Test के सही होने पर प्राप्त होती है।

Value_if_False - वह Value होती है जो Logical_test के गलत होने पर प्राप्त होती है।

Ex:- 

एक marksheet मे Cell 'F9' मे विद्यार्थी के मार्क्स है, यदि 'F9' का मान 190 से अधिक है तब फॉर्मूला का परिणाम "Pass" प्राप्त होना चाहिए अन्यथा "Fail". इस स्थिति मे Formula इस प्रकार लिखा जायेगा-

=if(F9>190,"Pass","Fail")

Financial Function

1. PMT() - यह फंक्शन Loan के लिए गणना, constant payments तथा ब्याज दर interest rate के आधार पर करता है।

Syntax :- PMT(Rate,nPer,Pv,Fv,Type)

जहाँ 

Rate - Loan पर लगने वाला ब्याज दर है। 

nPer - Loan की अदायगी हेतु भुगतान की कुल संख्या है, अर्थात loan कितनी किस्तों मे अदा की जाएगी, यह इसकी कुल संख्या है।

Pv - Pv से आशय मूलधन या वह कुल राशि है, जो भविष्य मे अदा किए जाने वाले भुगतानों की श्रेणी का वर्तमान मूल्य है। 

Fv - Fv से आशय Future value या cash balance (नकद बाकी) से है। जो आप प्राप्त करना चाहते है, जब आखिरी राशि की अदायगी हो जाए। यदि Fv हटा दिया जाए तो इसका अर्थ यह होगा की Future value "0" है। 

Type - 0 या 1 से होता है, जो भुगतान कब होना है, इसको दर्शाता है। 0 सेट करने या खाली छोड़ने का अर्थ यह है कि भुगतान अवधि के अंत मे करना है। यदि भुगतान अवधि के प्रारम्भ मे करना है तो "1" सेट करे।

Ex:- 

1 लाख रु. की राशि को 8% के वार्षिक ब्याज की दर पर 10 महीने मे भुगतान करना है।

Syntax :- PMT(8%,100000,0,1)

यदि भुगतान अवधि के शुरू मे करना है तो देय राशि 10301.64 रु. होगी। 

Syntax :- PMT(8%,100000,0,0)

यदि भुगतान अवधि के अंत मे करना है तो 10370.32 रू. का भुगतान करना होगा।