Microsoft Excel

 Microsoft Excel

Introduction - MS Excel विंडोज पर आधारित MS office package का एक सॉफ्टवेयर है। जो डाटा पर tabular form मे विभिन्न गणनाओं को करने तथा डाटा पर आधारित विश्लेषण करने मे उपयोग किया जा सकता है। किसी कंपनी की वार्षिक आय का विवरण एक टेबल मे प्रदर्शित करने के अलावा यह पैकेज उसे ग्राफ के रूप मे भी प्रदर्शित कर सकता है। इस पैकेज के अंतर्गत विभिन्न गणितीय और अकाउंटिंग क्रियाओं से संबन्धित सूत्र (Formula) तथा Function भी उपलब्ध होते है। इस पैकेज के अंतर्गत स्प्रेडशीट मे ग्राफिक्स की सुविधा भी होती है तथा यह प्रिंट करने के लिए सभी विकल्प एवं text को format करने की भी सुविधा देता है।

MS Excel और उसके विभिन्न भाग

MS Excel की स्क्रीन पर दो विंडो Application window और Document window प्रदर्शित होती है।

Application window

यह बाहरी विंडो होती है, जिसमें MS word के समान ही Menu bar स्टैंडर्ड टूलबार प्रदर्शित होते है। इसके अतिरिक्त MS word से भिन्न इसमे Formula bar प्रदर्शित होता है। इसके निम्नलिखित element होते है-

1. Formula bar - कोई भी Text, Data या Formula जो किसी Cell मे लिखा जाता है, Formula bar मे दिखाई देता है।
2. Status Bar - यह Application Window की निचली पट्टी होती है, जिसमें Worksheet से संबंधित सूचनाएँ प्रदर्शित करता है, जैसे यदि यह Ready प्रदर्शित करता है तो इसका अर्थ होता है कि Excel डाटा को स्वीकारने के लिए तैयार है, और यदि यहाँ Edit प्रदर्शित करता है तो इसका अर्थ यह है कि Excel का Selected cell एडिटिंग करने कि अवस्था मे है। इस प्रकार स्टेटस बार समय-समय पर अनेक संदेश प्रदर्शित करता है।
3. Menu bar - यह हमें निर्देश को कार्यान्वित करने के लिए विभिन्न विकल्प दिखाता है। (File, Home, Insert, Page layout, Formula, Data, Review, View)
4. Standard Toolbar - यह स्क्रीन पर By default प्रदर्शित होता है तथा सामान्यतः प्रयुक्त होने वाली commands के लिए Shortcut प्रदान करता है।
5. Formatting Toolbar - Formatting toolbar स्क्रीन पर By default प्रदर्शित होते है तथा Text formatting से संबंधित निर्देशों के लिए shortcut प्रदान करता है।

Document Window - यह वर्तमान मे खुली हुई worksheet को प्रदर्शित करती है। इसके निम्नलिखित Element होते है -

1. Title bar - यह विंडो के सबसे ऊपर की पट्टी होती है, जो workbook का नाम प्रदर्शित करती है, excel मे file को workbook कहते है, इसका Extension (.xlsx) होता हैं।
2. Sheet tab - Document window के निचले भाग मे उपस्थित Sheet 1, Sheet 2, Sheet 3 आदि sheet tab कहलाते है। Sheet tab पर क्लिक करके एक शीट से दूसरे शीट मे जा सकते  है।
3. Scroll Bar - Scroll bar दो तरह के होते है - Vertical scroll bar और Horizontal scroll bar. Worksheet के ऐसे भाग जो स्क्रीन पर प्रदर्शित नहीं होते है उन्हे scroll bar के प्रयोग से scroll कर के देखा जा सकता है।
4. Column Headings - Worksheet मे प्रत्येक Column मे शीर्षक Column Heading होते है। जो A से XFD तक होते है। इसकी कुल संख्या 16,384 होती है।
5. Row Heading - Worksheet की प्रत्येक Row का शीर्षक बायीं ओर होता है, Row heading कहलाता है। इसकी कुल संख्या 10,48,576 होती है।
6. Active cell - Row और Column के intersection से जो आकृति बनती है, उसे cell कहते है। जिस cell पर आपका कर्सर होता है, वह active cell कहलाता है।
7. Name box - Name box मे active cell का नाम दिखाया जाता है, जो कि Row heading और Column heading को मिलाकर बनाया जाता है।
8. Cell - Row और कॉलम के intersection से एक आयताकार बॉक्स बनता है जिसे cell कहते है। प्रत्येक cell का अपना एक address होता है, जो उसके column और row heading से मिलकर बनता है। जैसे- A1, A2, A3.......आदि। Cell मे Text, Number और Formula लिखा जा सकता है।